Dental laboratuvarlar için en sık dile getirilen finansal sorun ciro değil, tahsilattır. İş teslim edilir, klinik memnundur; ama ödeme ay sonuna, oradan bir sonraki aya kayar. Bu yazıda kliniklerden alacak tahsilatını hızlandıran, uygulaması kolay bir düzen öneriyoruz.
Alacaklar neden birikir?
- Klinik ne kadar borcu olduğunu net olarak bilmez; laboratuvar da düzenli hatırlatmaz.
- Ay sonu ekstresi gecikir ya da hiç gönderilmez.
- Fiyatlar konusunda belirsizlik vardır; klinik “bu iş bu kadar değildi” diyerek ödemeyi bekletir.
- Hangi alacağın ne kadar eskidiği izlenmez; eski borçlar yeni işlerin arasında kaybolur.
Düzenli ay sonu ekstresi
Tahsilatın ilk kuralı düzenliliktir. Her ayın aynı gününde, aynı formatta gönderilen ekstre, kliniğin ödeme planına girer. İyi bir ekstrede şunlar bulunmalıdır:
- Dönem (ör. Eylül 2026) ve dönem içindeki işlerin listesi
- Dönem başı bakiye, dönem içi işler, yapılan ödemeler ve güncel bakiye
- Ödeme için IBAN bilgileri ve açıklamaya yazılacak referans
- Ayrıntılara ulaşılabilecek bir bağlantı
Ekstreyi kliniğin gerçekten okuduğu kanaldan göndermek önemlidir; Türkiye'de bu çoğu zaman WhatsApp'tır. Mesajın kısa, kişisel ve tutarı ilk satırda gösteren bir biçimde olması dönüş oranını artırır.
Yaşlandırma ile önceliklendirme
Yaşlandırma raporu, alacakları ne kadar süredir beklediklerine göre gruplar: 0–30, 31–60, 61–90 ve 90 günden eski. Bu rapor sayesinde tahsilat çabanızı doğru kliniğe yöneltirsiniz:
| Grup | Önerilen aksiyon |
|---|---|
| 0–30 gün | Normal; ay sonu ekstresi yeterli. |
| 31–60 gün | Nazik bir hatırlatma mesajı ve ödeme tarihi teyidi. |
| 61–90 gün | Telefonla görüşme, ödeme planı önerisi. |
| 90+ gün | Yeni işlerde ön ödeme veya çalışma koşullarının gözden geçirilmesi. |
Şeffaflık tartışmayı bitirir
Tahsilatı geciktiren itirazların çoğu fiyat ve iş listesi belirsizliğinden doğar. İki uygulama bu itirazları büyük ölçüde ortadan kaldırır:
- Kliniğe özel fiyat listesi: Her kliniğin fiyatları önceden tanımlıdır, sipariş girilirken otomatik uygulanır. Zam dönemlerinde yeni fiyatlar geçerlilik tarihiyle girilir; eski işlerin tutarı değişmez.
- Kliniğin kendi cari hesabını görmesi: Klinik, işlerini ve ödemelerini istediği an görebildiğinde ekstreye itiraz etmek için sebep kalmaz.
Aylık tahsilat kontrol listesi
- Ayın son günü tüm teslim edilen işlerin cari hesaba işlendiğini kontrol edin.
- Ekstreleri aynı gün, aynı saatte gönderin.
- Yaşlandırma raporunda 31 günü geçen klinikleri listeleyin.
- 61 günü geçenleri telefonla arayın, ödeme tarihini not alın.
- Gelen ödemeleri ilgili siparişlere dağıtarak kaydedin.
- En borçlu beş kliniği bir sonraki ayın yönetim toplantısında konuşun.
DentalTakip'in cari hesap ve ay sonu ekstresi modülü bu listenin büyük kısmını otomatik yapar: ekstreleri seçtiğiniz gün ve saatte WhatsApp ve e-posta ile gönderir, borçlu kliniklere IBAN bilgilerinizi ekler, yaşlandırma raporunu hazır tutar. Kliniğe özel fiyat listeleri ve klinik portalı ile de şeffaflık kendiliğinden sağlanır.